RGPD y cookies en tu web: lo mínimo legal sin volverte loco

Este artículo es divulgativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional jurídico, pero sí te sirve para saber qué te falta y qué preguntas hacer. La mayoría de webs de pymes españolas incumplen por descuido, no por mala fe, y casi siempre en los mismos cuatro puntos.

Los textos legales que debe tener tu web

Aviso legal: identifica quién está detrás de la web. Nombre o razón social, NIF, domicilio, contacto y datos registrales si procede. Es obligatorio por la LSSI para cualquier actividad económica.

Política de privacidad: explica qué datos recoges, para qué, con qué base legal, cuánto los conservas, con quién los compartes y cómo ejercer derechos. Debe ser específica de tu web, no una plantilla con huecos sin rellenar.

Política de cookies: qué cookies usa la web, de qué tipo, quién las instala y para qué.

Condiciones de contratación: obligatorias si vendes online.

Los cuatro deben estar enlazados en el pie, accesibles desde cualquier página.

El banner de cookies bien hecho

Es donde más se falla. Un banner válido en España tiene que cumplir varias cosas a la vez: no instalar cookies no necesarias antes de que el usuario acepte, ofrecer rechazar con la misma facilidad que aceptar (mismo nivel, mismo número de clics), permitir configurar por categorías, y guardar registro del consentimiento.

Lo que no vale: banners que solo tienen botón de aceptar, los que dicen "si sigues navegando aceptas", los que esconden el rechazo detrás de dos menús, y los que cargan analítica y píxeles antes de la respuesta.

Si usas Google Analytics o el píxel de una red social, entran en esa espera. Configurar el modo de consentimiento correctamente es parte del trabajo.

Formularios: casillas y capas

Cada formulario que recoja datos necesita una casilla de aceptación sin premarcar y una información básica visible junto al botón, con enlace a la política completa. Si además quieres enviar comunicaciones comerciales, necesitas una casilla separada específica para eso. Meterlo todo en la misma casilla invalida el consentimiento.

Y algo que se olvida siempre: los datos que llegan por el formulario van a un correo y muchas veces a una herramienta externa. Ambas deben estar reflejadas en tu política.

WhatsApp, videollamadas y proveedores

Si atiendes clientes por WhatsApp, gestionas citas con una herramienta externa o alojas la web fuera de la Unión Europea, esos proveedores son encargados del tratamiento y deben aparecer en tu documentación, con contrato firmado.

Errores más frecuentes en webs de pyme

Copiar la política de privacidad de otra web, incluido el nombre de la empresa original. No tener registro de consentimientos. Mantener un chat o un mapa que instala cookies antes de aceptar. Y no revisar nada durante años mientras se van sumando herramientas nuevas.

Cómo mantenerlo vivo

Cada vez que añadas una herramienta a la web, pregúntate si recoge datos o instala cookies. Si la respuesta es sí, toca actualizar los textos. Una revisión anual es el mínimo razonable, y encaja bien con el mantenimiento web que ya deberías estar haciendo.

Si no tienes claro cómo está tu web, échanos un vistazo y te decimos qué falta antes de que te lo diga otro.